Reuniões remotas – da empresa e dos vendedores com clientes – são a nova realidade em tempos de pandemia. Trabalhar em casa é a nova realidade. Mas sabemos que cada profissional tem sua rotina de casa.
Uns têm filhos para cuidar, outros cuidam dos pais mais idosos, outros só estão realmente preocupados por serem do grupo de risco da doença, enfim, atualmente a realidade força uma mudança na organização de reuniões.
Se antes já buscávamos fazer reuniões produtivas e eficientes, agora isso se tornou praticamente uma regra, pelo menos para os gestores.
Mas como fazer reuniões mais produtivas em um contexto de home office? Quais as melhores ferramentas e estratégias para reuniões remotas?
Melhores ferramentas
Algumas das melhores ferramentas para fazer reuniões remotas, a maioria dos profissionais já conhecem: Google, Zoom, Skype e até mesmo o WhatsApp podem ser utilizados como plataformas de videoconferência.
Para reuniões com clientes, o House Viewer 360º tem uma solução incrível: a Visita Remota Mediada, a melhor tecnologia de videoconferência para apresentação remota do imóvel. Se você ainda não conhece, é só CLICAR AQUI.
Para as reuniões com a a sua equipe, prefira sempre organizar a agenda de reuniões por meio de um aplicativo como o Google Agenda, por exemplo, que já envia o convite da reunião para todos os participantes, com o link da videoconferência e ainda relembra você quando a reunião está para acontecer.
Melhores estratégias para a reunião
Uma das melhores estratégias, e mais necessárias, para qualquer empresa é sempre organizar uma pauta da reunião previamente. É ideal adicionar essa pauta na descrição do convite da reunião remota. Isso ajuda muito a preparar todos os participantes com seus argumentos e suas decisões, quando necessário.
Falando em participantes, esse é outro ponto extremamente pertinente: convide para a reunião somente os profissionais que deveriam estar nessa reunião. Se determinado funcionário da sua empresa não precisa estar naquela reunião, não o convide pensando que isso ajuda a incentivar a cultura da empresa ou que mais pessoas geram mais boas ideias. Se aquele profissional não está envolvido no contexto da reunião, nos temas discutidos nela, ele vai se sentir acuado e vai parecer muito menos profissional.
Se você é o responsável por liderar a reunião remota, seja objetivo. Discuta somente o que está na pauta e não fuja dos assuntos. Se um assunto importante que não foi adicionado na pauta surgir no meio da reunião, anote a ideia e organize uma nova reunião apenas para esse tema.
Mas não crie aquelas reuniões que poderiam ter sido apenas um e-mail. Esse tipo de reunião é desnecessária e gera frustração em toda sua equipe, já que eles percebem essa reunião como perda de tempo que eles poderiam estar usando para vender mais.
Por fim, sempre estipule um tempo máximo de reunião e procure não extrapolar esse tempo. Já deixe o horário reservado na agenda dos seus colaboradores para que nenhum outro compromisso fique no caminho. E exija pontualidade.
Isso também é extremamente importante: se você tem outra reunião antes ou outra depois do compromisso em questão, procure colocar um gap de 15 minutos entre essas reuniões para respirar e evitar atrasos. Assim você também respeita o tempo dos seus colaboradores.
E você, tem outras boas ideias para otimizar reuniões remotas com a equipe da sua imobiliária? Deixe a sua ideia nos comentários.